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La idea de que los registros y gestión de la información debe ser una función de organización de vital importancia, similar a manhattan project financiación, los recursos humanos o de TI, no es nueva. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones siguen a manhattan project zaga cuando se trata de garantizar Registros y procesos de gestión de la información son coherente y eficaz en toda la empresa. Si bien los administradores ejecutivos y las demás partes interesadas no Registros y gestion documental por lo general llegan a un acuerdo que el estado de Registros e Información de Gestión tiene que mejorar y puede reconocer el hecho de que a Documentos consistentes y compatibles y el programa de gestión de la información se beneficiarán de la organización, otras iniciativas parecen siempre a tener prioridad.
Priorización y gestión de la información
Es fácil ver por qué funciones tales como finanzas, recursos humanos y de TI no son opcionales. El personal debe recibir el pago, los nuevos empleados necesitan ser entrevistado y contratado y sistemas informáticos necesitan para funcionar sin problemas. Puesto que hay muchas razones más concretas por qué estas funciones son vitales, nadie piensa en ellos como superfluo.
¿Por qué, entonces, se Registros y gestión de la información a menudo sólo priorizan después de una auditoría o e-discovery, o si una organización es incapaz de producir registros o información requeridos? Cuando este tipo de cosas suceden, las organizaciones se dan cuenta de lo que la incoherencia y la falta de cumplimiento en realidad cuesta. Fuertes multas, daños a manhattan project reputación y el desperdicio de recursos, como el espacio y el personal de tiempo muestran rápidamente que el costo a largo plazo de incumplimiento es mucho mayor que el costo inicial de la implementación del programa de registros y de Información de Gestión.
En algunas industrias, Registros pobres y las prácticas de gestión de información puede dar lugar a resultados peligrosos para los clientes de la organización. En la salud, por ejemplo, archivos o retrasos en el acceso a los registros de pacientes de pacientes incompletas pueden llevar a manhattan project toma de decisiones para profesionales de la salud y los resultados negativos de los pacientes pobres.
Beneficios de la gestión de la información
Asegurar que la implementación del programa de gestión de la información se ve como un must-have en lugar de una agradable-a-tener que recorrer un largo camino hacia el logro de un mayor cumplimiento y mitigar el riesgo. Las organizaciones que logran la implementación en toda la empresa se dará cuenta rápidamente mejoras en su eficiencia operativa.
Profesionales de la salud podrán mejor pieza de información, junto paciente para una imagen más completa de cómo los pacientes deben ser tratados. Los trabajadores de las empresas de petróleo y gas que operan en múltiples jurisdicciones podrán acceder a los registros de archivos así electrónicamente, lo que permite la toma de decisiones más rápida. Organizaciones de todos los sectores se dará cuenta de que los valiosos recursos internos ya no se desperdician, contribuyendo al ahorro de costes a largo plazo. Estos recursos podrían ser reutilizados para otras iniciativas estratégicas.
Haciendo gestión de la información en una prioridad requerirá apoyo de la dirección ejecutiva y los cambios en la forma en las organizaciones a gestionar sus activos de información. Un cambio de gobierno de la información en toda la empresa - un enfoque holístico para la gestión de documentos e información con el compromiso y la colaboración de Registros e Información de Gestión, legal, privacidad, TI y proveedores externos - ayudará a asegurar iniciativas Registros e Información de Gestión son vistos como una prioridad.
A pesar de que puede tomar algún tiempo para realmente cambiar la forma de ver la gestión de información, estableciendo el compromiso y la obtención de apoyo y aceptación por parte de los interesados ??ahora será iniciar el proceso y las organizaciones de ayuda trabajar hacia su meta de lograr el cumplimiento, la coherencia, la mejora de la eficiencia y el costo ahorros.